SMOK Video on erilaisten materiaalien ja tuotteiden hallintaan ja lainaukseen käytettävä ohjelmisto. Ohjelmiston avulla esimerkiksi oppimateriaalikeskuksen ja kirjaston tuotteet saadaan kattavasti hallintaan lainauksineen ja varauksineen.
Ohjelmiston tuoterekisteriin voidaan tuotteet ryhmitellä useiden eri tietojen avulla, esimerkiksi materiaalityypeittäin, tuottajittain tai oppiaineittain. Lisäksi tuotteen varastosijainti voidaan määritellä halutun tarkkuuden mukaan. Tuotteen lisätietoihin voidaan kirjoittaa rajaton määrä tekstiä tai liittää rajattomasti erilaisia liitetiedostoja ja kuvia. Ohjelmiston avulla voidaan tulostaa tuotetarrat. Tarrapohjat ovat vapaasti muokattavissa.
Henkilörekisteriin voidaan tallettaa kaikki tuotteita lainaavat henkilöt. Haluttaessa henkilöt voidaan liittää yrityksiin tai kouluihin. Henkilöille voidaan tulostaa viivakoodikortit, jolloin lainaajan tietojen haku on helppoa ja nopeaa. Lisäksi henkilöille voidaan luoda tunnukset internetkäyttöä varten
Tuotteen varaaminen voidaan tehdä joko lainaajan toimesta selaimen avulla tai ohjelmiston paikallisen käyttäjän toimesta. Varausten voimassaoloa asiakkaat voivat itse hallita selaimella. Lainauspäivänä varaus muutetaan lainaksi ja lähetyksestä tulostetaan tarvittaessa lähetyslista toimitusta varten. Tuotteen palautus järjestelmään tehdään aina keskuksen paikallisen käyttäjän toimesta. Käyttäjä voi jatkaa tuotteen laina-aikaa tekemällä uusintalainan selaimen avulla. Lainauksessa ja palautuksessa voidaan käyttää apuna tuotteiden viivakoodeja.
Lisäksi asiakkaalla on mahdollisuus internetin kautta käydä kommunikointia materiaalikeskuksen käyttäjien kanssa ja antaa palautetta ja arvioita tuotteesta. Nämä arviot näkyvät muille asiakkaille, mikä osaltaan auttaa oikean tuotteen löytämisessä juuri haluttuun tarpeeseen.
Ohjelmisto kerää tuotteen ja lainaajan kannalta tärkeitä tietoja raportointia ja tilastointia varten. Raporteista saadaan esimerkiksi Teoston vaatimat lainauskertatilastot ilman erillistä kirjanpitoa. Raportit auttavat myös uusien tuotteiden mainostamisessa, vanhentuneiden lainojen karhuamisessa ja inventaarion tekemisessä.
Hyödyt materiaalikeskukselle:
- Työtehokkuus lisääntyy tuotehakujen ja varauksien siirtymisellä käyttäjän itsensä tehtäväksi
- Tilastointi ja raportointi helpottuvat
- Myöhässä olevien palautusten seuranta ja karhuaminen helpottuvat
- Laskutustietojen kerääminen onnistuu ohjelmistolla, mikäli lainauksista laskutetaan
- Lainaus- ja varaustilanne on aina ajan tasalla
- Asiakkaan lainaus- ja varaustilanne on helppo tarkistaa
Hyödyt lainaajille:
- Materiaalikeskuksen tarjonta paremmin selvillä
- Tuotehakujen ja varauksien tekeminen on helppoa ajasta ja paikasta riippumatta
- Omat varaukset ja lainat helposti seurattavissa ja käsiteltävissä
